İş dünyası değişiyor. Dahası şirketlerin, hem adaylar hem de çalışanlar söz konusu olduğunda bu değişen ihtiyaçlara hizmet edebilmek için dijital İK’yı benimsemeye her zamankinden daha fazla ihtiyacı var.
Bu makalede, dijital İK kavramına, neleri kapsadığına ve faydalarının neler olduğuna insan kaynaklarında dijital dönüşüm çerçevesinde odaklanacağız. Ayrıca, İK departmanlarının dijitalleşme yolculuklarına nasıl başlayabileceklerine dair bazı iyi tavsiyeler de sunuyor olacağız.
İnsan kaynakları yönetiminde çalışan veya kariyer yapmayı düşünen kişiler için dijital İK’nın alana etkilerinin ne kadar önemli olduğunu ve olmaya devam edeceğini anlamak önemlidir.
Gartner‘ın yakın zamanda yaptığı bir anket, bu mesajı yineliyor ve insan kaynakları yöneticilerinin %58’inin iş dönüşümlerini (dijital dönüşüm dahil) yürütmenin en önemli önceliklerden biri olduğunu belirttiğini bildiriyor. Deloitte‘a göre, ankete katılan şirketlerin %56’sı dijital ve mobil araçlardan yararlanmak için insan kaynakları programlarını yeniden tasarlıyor, %33’ü ise stratejilerinde bir tür yapay zeka kullanıyor.
Bu alıntılar, dijital İK’nın insan kaynakları yönetimi alanında ne kadar önemli olduğunu ve olmaya devam edeceğini göstermektedir. Dijital İK, İK süreçlerini daha verimli, etkili ve insan odaklı hale getirmenin yanı sıra çalışanların memnuniyetini ve bağlılığını artırmak için de kullanılmaktadır.
Dijital İK’nın benimsenmesi, İK profesyonelleri için yeni becerilere ve yetkinliklere ihtiyaç duyulacağı anlamına gelmektedir. Dijital İK’nın temel bileşenlerini anlamak, veri analitiğini kullanabilmek ve çalışanlara yönelik deneyimi kişiselleştirebilmek, İK profesyonelleri için giderek daha önemli hale gelmektedir.
Eğer insan kaynakları yönetimi alanında çalışıyorsanız veya kariyer yapmayı düşünüyorsanız, dijital İK’nın trendlerini takip etmeniz ve bu alandaki becerilerinizi geliştirmeniz önemlidir.
Dijital İK, insan kaynakları süreçlerinin dijital teknolojiler kullanılarak dönüştürülmesini ifade eder. İK, işlevlerinde yer alan manuel süreçlerin çoğunu otomatikleştirerek daha verimli ve etkili bir şekilde çalışabilir.
Endüstri 4.0, büyük veri, makine öğrenmesi, yapay zeka, ChatGPT derken İnsan Kaynakları bunun neresinde?
Tam merkezinde diyebiliriz. Çünkü, tüm bu dönüşüm büyük veri ile başladı, her geçen gün kullanımı artan akıllı cihazlar ile kaydettiğimiz milyarlarca veri, bunların işlenmesini ve öngörüler sunmasını sağlayan teknolojik gelişmeler, böylece mekanik işleri devralan robotlar ve sistemler ve değişen endüstriler, yeni doğan endüstriler, ve tüm bunların tam merkezinde de İnsan.
İK’da dijital dönüşümü benimsemek, işletmelerin çalışan deneyimini iyileştirirken maliyet ve zamandan tasarruf edebileceği anlamına da geliyor.
Halen bir işletme için en değerli kaynak insan; ne robotlar, ne sistemler, ne akıllı öğrenen makinalar. İnsanın yerini almak yerine, İnsana daha kalifiye işlere odaklanabilmesi ve stratejik hamleleri atabilmesi için imkan tanıyan yine insanların yarattığı sistemlerin olduğu bir dönüşüm çağındayız.
Bu nedenle aşağıdaki adımları içerecek bir dijitalleşme stratejisinin ve yol haritasının belirlenmesi ve uygulanması çok önemli:
Dijital İK, insan kaynakları departmanları için hayatı kolaylaştırır ve çeşitli faydaları vardır.
Dijital çözümler, aday verilerinin toplanmasından bordro yönetimine kadar birçok manuel görevi otomatik hale getirir. Bu da İK personelinin manuel işlere harcadığı süreyi azaltabileceği ve zamandan tasarruf edebileceği anlamına gelir ki bu da daha katma değerli işlere harcanabilir.
Günümüzün dijital dünyasında adaylar uygun ve kişiselleştirilmiş bir işe alım süreci bekliyor.
Rakipleriniz de dahil olmak üzere tüm şirketler en iyi yetenekleri çekmek istiyor. Dijital ve sorunsuz bir işe alım süreci, rekabet avantajı sağlayabilir ve en iyi adayların sizi seçmesini sağlayabilir.
İK departmanları da GDPR gibi çeşitli düzenlemelere tabidir. Ve uyumluluk görevlerini manuel olarak yönetmek çok zor bir iş olabilir.
Bulut tabanlı dijital platformlar, tüm çalışan bilgilerini GDPR’ye uygun olarak AB içindeki sunucularda güvenli bir şekilde depolar. Ayrıca kişisel verilerin bilgisayarınızın sabit diskinde saklanmasıyla ilişkili risklerin azaltılmasına da yardımcı olur.
Dijital araçlar aynı zamanda verilere daha iyi erişim anlamına gelir. Yerleşik raporlama ve analitik sayesinde İK ekipleri, çalışanların ne durumda olduğunu daha iyi anlayabiliyor. Bu da eğilimleri daha hızlı tespit etmelerini ve çalışan bağlılığını ve refahını artırmak için bu bilgilere göre hareket etmelerini sağlar.
Günün sonunda, mutlu ve bağlı çalışanlar üretkenliğin artmasına ve genel iş performansının daha iyi olmasına yol açar.
Bir meslek olarak İK, çok sayıda evrak işi ve zaman alan görevler içerir. Bu nedenle dijitalleşme için ideal bir adaydır.
İK içinde dijitalleştirebileceğiniz bazı süreç veya işlev örnekleri şunlardır:
Dışarıda rekabetçi bir piyasa var. Bazı iş ilanlarına yüzlerce başvuru geliyor ve bunları manuel olarak sıralamak zaman alıcı olabiliyor. Bu nedenle giderek daha fazla şirket, en nitelikli başvuru sahiplerini daha verimli bir şekilde keşfetmeye yardımcı olmak için Başvuru Takip Sistemleri gibi İK otomasyon araçlarına güvenmeyi tercih ediyor.
İnsanların çalışma şekli değişiyor. Hibrit ve uzaktan çalışma ortamlarının daha popüler hale gelmesiyle, işe alım sürecinin ayarlanması gerekiyor. Dijital bir araç kullanmak, işe alım sürecini hem işveren hem de çalışan için daha sorunsuz hale getirebilir, yeni iş birliği yöntemlerine sorunsuz bir şekilde uyum sağlamalarına ve hatta sanal bir asistan işe alma seçeneğini göz önünde bulundurmalarına olanak tanır.
Çalışanların maaş bordrolarını ve ilgili bilgileri bulabilecekleri veya tatil günü talep edebilecekleri bir self-servis portalına sahip olmak, İK departmanlarının günlük iş yükünü önemli ölçüde hafifletebilir. Böyle bir sistemle, çalışanlar gerekli bilgileri kendileri bulma yetkisine sahip olurlar, böylece İK her gün aynı soruları yanıtlamak yerine diğer görevlere odaklanabilir.
İK departmanları, iş sözleşmelerinden BT politikalarına ve prim anlaşmalarına kadar önemli miktarda evrak oluşturmak ve yönetmek zorundadır. Tüm çalışan belgelerini dijital olarak göndermelerine, imzalamalarına ve tek bir yerde saklamalarına olanak tanıyan bir belge gözetim sistemine güvenmek oyunun kurallarını değiştirir.
Çalışma şeklinizi değiştirmek asla kolay değildir. Ancak rekabetçi kalabilmek için dijital İK’yı benimsemek hızla bir zorunluluk haline geliyor. Peki, nereden başlayacaksınız?
Süreç kuruluştan kuruluşa farklı görünebilir. Başlamak için harika bir yer, önemli miktarda zaman harcadığınız, çok fazla manuel çalışma gerektiren ve tekrarlayan mevcut İK süreçlerinin hangileri olduğunu belirlemektir. Büyük olasılıkla bu süreçler dijitalleştirilebilir ve otomatikleştirilebilir.
Ardından, dijital bir araçtan beklediğiniz ihtiyaçları tanımlayın. Burada etki ve çabayı da tartmalısınız. Yukarıda tanımlanan süreçleri dijitalleştirmenin iş üzerindeki etkisi nedir? Ve zaman, maliyet ve diğer faktörler açısından bunu yapmak için gereken çaba nedir?
Bunu yaptıktan sonra çözümleri araştırmaya başlayabilirsiniz. Günümüzde çok sayıda araç mevcut olduğundan, kesinlikle aralarından seçim yapabileceğiniz çok şey olacaktır. Birkaç toplantı ayarlayın, bazı satıcılarla konuşun ve piyasadaki hangi çözümlerin ihtiyaçlarınıza en uygun olduğunu görün.
Dediğimiz gibi en büyük eksiklik, strateji, yol haritasi ve bunu uygulayacak liderler ve doğru ekip.
Günümüzde dijitalleşme herkesin gündeminde, IK yöneticilerinin KPI’ları, sene sonu hedeflerinde, ancak görüyoruz ki doğru bir strateji ve iyi planlanmış bir yol haritası olmadan çok sayıda yatırım ne yazık ki çöp oluyor, sistemler bir kenarda kullanılmadan duruyor.
Peki bu süreci nasıl başlatacağız? Dediğimiz gibi en büyük eksiklik, strateji, yol haritasi ve bunu uygulayacak liderler ve doğru ekip.
Bu nedenle her projede olduğu gibi dijitalleşme projesinde de aşağıdaki adımların izlenmesi çok faydalı:
Projenin üst yönetimden bir sponsoru, ona bağlı bir komite ve proje paydaşlarının olması hem projenin şirket içinde benimsenmesi, yaygınlaştırılması, takibi ve denetlenmesi ve uygulanması açısında çok kritiktir. Dijital yatkınlığı, okur yazarlığı olan, dijitalleşmenin şirket içindeki hem savunucusu hem de uygulayıcısı olabilecek ekibi belirlemek en kritik adımdır.
İK süreçlerinin iş gücü planlamadan, aday bulma yerleştirmeye, işe alım, özlük ve oryantasyondan, performans yönetimi, eğitim ve gelişime, iç iletişime ve veri analitiğine kadar tüm döngüyü kapsayacak şekilde çıkartılması gerekmektedir.
Bu süreçler içerisinde operasyonel verimlilik ihtiyacı olan, optimize edilmesi gereken adımların belirlenmesi ve dijital olgunluk seviyelerine ve iş süreçleri açısından önceliklerinin belirlenmesi gerekmektedir.
Yukarıda belirtildiği gibi, belgeleri göndermek, imzalamak ve saklamak için dijital bir araç, İK ekibinin hayatını kolaylaştırmada uzun bir yol kat edecektir.
İşte tam da bu noktada Plena İnsan, İK departmanlarına yardımcı olur:
Dijitalleşme, iş dünyasının her alanında olduğu gibi insan kaynakları yönetimini de kökten değiştiriyor. Dijital İK, insan kaynakları süreçlerini ve uygulamalarını dijital teknolojiler kullanarak daha verimli, etkili ve insan odaklı hale getirmeyi amaçlıyor.
Dijital İK, iş dünyasında giderek daha önemli hale geliyor. Şirketler, rekabette öne çıkmak için dijital İK’yı benimsiyor ve kullanıyor. Dijital İK’da gelecekte şu trendler ön plana çıkacaktır:
Yapay zeka ve makine öğrenimi, dijital İK’nın en önemli trendlerinden biridir. Bu teknolojiler, İK süreçlerini otomatikleştirmek ve daha etkili hale getirmek için kullanılacaktır. Örneğin, yapay zeka ve makine öğrenimi, işe alım, yetenek yönetimi ve performans değerlendirme gibi süreçlerde kullanılabilir.
Pandemi, uzak çalışmanın önemini bir kez daha ortaya koydu. Dijital İK, uzaktan çalışanların daha verimli ve başarılı olmalarına yardımcı olacaktır. Örneğin, dijital İK, uzaktan çalışanların iletişimini, iş birliğini ve özlük bilgilerine erişimini kolaylaştıracaktır.
Dijital İK, çalışanların bireysel ihtiyaçlarına ve beklentilerine göre uyarlanmış deneyimler sunacaktır. Örneğin, dijital İK, çalışanların eğitim ve gelişim ihtiyaçlarını belirlemek, performanslarını izlemek ve kariyer gelişimlerini desteklemek için kullanılabilir.
Bu derece hızlı gelişmelerin olduğu bir ortamda halen İnsan Kaynaklarında dijitalleşmede oldukça geriyiz. Farklı ölçeklerdeki işletmelerin neden halen geride olduklarına dair cevapları, dijitalleşme yol haritalarının, stratejilerinin, bu doğrultuda onları sürükleyecek liderlerin eksikliği üzerine odaklanıyor.
Tabiki her şirket farklı, her şirketin hikayesi, kendi hızı, güçlü ve zayıf yanları, yetkinlikleri farklı, ancak her şirketin artık dijitalleşme anlamında nerede olduğunu belirlemesi ve gerçekçi olarak bir sonraki adıma geçmek için ne adımlar atması gerektiğini belirlemesi gereken zamandayız.
Dijital İK, iş dünyasının geleceğidir. Dijital İK’yı kullanan şirketler, rakiplerine göre rekabet avantajı elde edebilirler. Türk iş dünyasında dijital İK’nın benimsenme oranı henüz düşük seviyededir. Ancak, son yıllarda bu konuda önemli gelişmeler yaşanmaktadır.
Bu doğrultuda şirketinizin en önemli projesi gibi stratejik yaklaşıp, dijitalleşmenin değişimin, gelişimin ve büyümenin bir parçası gibi sürekli yaşayacağı bir habitat yaratabilirseniz, bir işletme olarak sadece hayatta kalmayı başarmaz; yerel ve uluslararası piyasada da rekabet edebilir hale gelirsiniz. Charles R. Darwin’in de belirttiği gibi “Ne güçlü olan tür ayakta kalır, ne de en zeki olan…Değişime en çok adapte olandır hayatta kalan.”
Plena Pro, BIS Çözüm Bilgisayar ve Entegrasyon Hiz. ve Tic. A.Ş. Markasıdır.
Design & Development by Renware
Design & Development by Renware
Plena Pro, BIS Çözüm Bilgisayar ve Entegrasyon Hiz. ve Tic. A.Ş. Markasıdır.
