Demo talep edin

Plena Arşiv · Yapay zekâ destekli doküman yönetimi

Yapay Zekâ Destekli Doküman Yönetim Sistemi

Belgelerinizi yalnızca saklamayın; okuyun, anlayın ve konuşturun. Kurumsal belgelerinizi yapay zekâ ile otomatik sınıflandırın, el yazısı dahil içeriklerini okuyun, güvenle arşivleyin ve aradığınız bilgiye saniyeler içinde ulaşın.

Demo talep edinÜrün özelliklerini inceleyin

Pre-onboarding: belge adaydan, doğrulama bizden.

Dijital belge toplama ve otomatik evrak doğrulama

Belgeler kendiliğinden toplansın, doğrulansın ve arşivlensin.

İşe giriş ve dijital özlük süreçlerinde ihtiyaç duyulan belgeleri tek platformdan toplayın. Yapay zekâ destekli belge tanıma, kişi eşleştirme, e-Devlet barkod doğrulama ve otomatik klasörleme ile manuel belge kontrolünü azaltın.

  1. Zorunlu belge listesiPozisyon veya sürece göre gerekli belgeleri tanımlayın; eksik evrak otomatik tespit edilir, ilgili kişilere hatırlatma gönderilir.
  2. SMS ile belge yüklemeAdaylara veya kullanıcılara güvenli yükleme bağlantısı gönderin; uygulama kurmadan telefonlarından belge paylaşsınlar.
  3. Yapay zekâ ile belge ve kişi doğrulamaYüklenen dokümanların türü tanınır; kimlik bilgileri analiz edilerek doğru kişiyle eşleştirilir.
  4. e-Devlet barkod doğrulamaDesteklenen barkodlu belgelerde otomatik doğrulama, belge kontrolünü kolaylaştırır.
  5. SGK ve toplu aktarımSGK entegrasyonları ve Excel ile toplu çalışan oluşturma, personel evrak yönetimini hızlandırır.
Yapay zekâ ile akıllı doküman yönetimi

Yükleyin, bulun, sorun

El yazısı içeren formlardan uzun sözleşmelere kadar belgelerinizi yapay zekâ ile analiz edin. Otomatik sınıflandırma ve akıllı klasörleme ile arşivinizi düzenleyin; semantik arama ve dokümanlarla sohbet ile bilgiye doğal dilde ulaşın.

Akıllı belge işleme ve kurumsal bilgiye erişim

Belgelerinizi anlayan yapay zekâ ile tanışın.

Plena Arşiv, geleneksel doküman yönetimini yapay zekâ ile birleştirir. Belgeleri okur, sınıflandırır, bilgileri çıkarır ve doğal dilde sorgulanabilir hâle getirir.

Belge işleme
Örneklerden öğrenen belge tanıma

Birkaç örnek gösterin, gerisini sistem tanısın.

Kurumunuza özel belge türlerini birkaç örnekle sisteme tanıtın. Yeni türler şablon ya da özel geliştirme beklemeden otomatik sınıflandırma ve bilgi çıkarma süreçlerine katılır.

  1. Birkaç örnek gösterinYeni belge türünü örnekler üzerinden tanıtın.
  2. Bilgileri çıkarınAd, numara, tarih ve gerekli alanları otomatik belirleyin.
  3. Otomatik arşivleyinBelgeyi doğru kişi ve klasörle eşleştirin.
Örnek · Forklift operatör belgesi
Ad Soyad
Mert Aydın ✓
Belge no
FK-2024-01187
Geçerlilik
Aralık 2028 · takipte
Eksik alan
Veren kurum kaşesi · çalışana bildirim gitti
Akıllı veri çıkarma ve alan tanımaKimlik, diploma, sertifika ve sözleşmelerdeki ad soyad, belge no, tarih ve geçerlilik gibi alanlar otomatik çıkarılır; eksikler tespit edilir.
Akıllı belge okuma

Belgelerinizi otomatik tanır.

Plena Arşiv; e-Devlet belgeleri, kimlik ve finans dokümanları, mesleki yeterlilik belgeleri ve sağlık raporlarını tanır. Belge içeriğindeki bilgileri çıkarır ve ilgili dijital klasöre yerleştirir.

e-Devlet barkodlu belgeler
  • Adli sicil kaydı
  • Askerlik durum belgesi
  • İkametgâh
  • Nüfus kayıt örneği
  • SGK hizmet dökümü
+ Diğer belgeleri görüntüle− Daha az göster
  • Kayıt örnekleri
  • Aile kütüğü
  • Yerleşim yeri
  • Adres belgesi
  • Tapu belgesi
  • Araç tescil belgesi
  • Plaka cezası
  • Trafik tescil belgesi
  • SGK sigorta sicil bildirgesi
  • SGK işe giriş bildirgesi
  • SGK işten ayrılış bildirgesi
Kimlik ve finans
  • Kimlik fotokopisi
  • Pasaport
  • Sürücü belgesi
  • Yeşil kart
  • Banka hesap bilgileri
Mesleki yeterlilik
  • MYK mesleki yeterlilik belgesi
  • Kalfalık ve ustalık belgeleri
  • Usta öğreticilik belgesi
  • İşyeri açma belgesi
  • SPL lisans belgesi
Sağlık belgeleri
  • Sağlık raporu
  • Engelli raporu
Kurumunuza özel belgeleri de tanıtın.Sözleşme, fatura, tedarikçi belgesi ve kurumunuza özel formları örnekler üzerinden tanıtın; sınıflandırma, veri çıkarma ve klasörleme süreçlerine dahil edin.
Bilgiye erişim
Semantik arama ve dokümanlarla sohbet

Dosya adını hatırlamanıza gerek kalmaz.

Belgedeki kelimeleri birebir hatırlamanız gerekmez. Semantik arama sorgunuzun anlamını ve bağlamını değerlendirir; dokümanlarla sohbet, yanıtı dosya, sayfa ve madde referansıyla destekler.

Örnekler demo verisidir.

  1. Doğal dilde sorun“Geçen yıl imzalanan, fesih süresi yaklaşan tedarikçi sözleşmeleri”
  2. Karşılaştırın“Bu iki sözleşmenin fesih koşulları arasındaki fark nedir?”
  3. Kaynağa dönünYanıtın yanında dosya adı, sayfa ve madde numarası.
OCR, el yazısı tanıma ve tam metin aramaTaranmış PDF'ler, görseller, basılı metin ve el yazısı aranabilir hâle gelir. Dosya adı, içerik ve indekslenmiş bilgiler üzerinden arayın.
Dijital imza ve belge onay süreçleri

Belgeleri dijital olarak iletin, doğrulayın ve güvenle arşivleyin.

Bordro, işe giriş sözleşmesi ve KVKK onayı gibi belgelerin onay süreçlerini dijital ortamda yönetin. SMS ile tek kullanımlık doğrulama kodu (OTP), zaman damgası ve işlem kanıtlarıyla tamamlanan belgeleri ilgili arşiv klasöründe saklayın.

  1. İmzaya gönderinÇalışana SMS veya e-posta linki gider; uygulama kurmadan telefonundan açar.
  2. Görüntüleyin, imzalayın, doğrulayınBelge önce görüntülenir; “İmzala” sonrası SMS ile gelen OTP kodu girilir.
  3. Zaman damgası ve kanıt dosyasıİmza zaman damgasıyla mühürlenir; belge kanıt dosyasıyla arşivde saklanır.
Öne çıkan yetenekler

Kurumsal doküman yönetimi için ihtiyacınız olan her şey

Belge yükleme, sınıflandırma, arama, paylaşım, versiyonlama ve onay süreçlerinizi tek platformdan yönetin.

  1. Yapay zekâ ile sınıflandırma ve indekslemeYüklenen belgelerin türünü otomatik belirleyin, tanımlı etiketlerle eşleştirin ve üst verilerini indeksleyerek kurumsal arşivinizi düzenleyin.
  2. OCR, el yazısı ve tam metin aramaTaranmış PDF’leri, görselleri, basılı metinleri ve el yazısı içeren belgeleri aranabilir hale getirin. Dosya adı ve belge içeriğinde arama yapın.
  3. Akıllı klasörleme ve otomatik adlandırmaBelgeleri içeriklerine ve tanımlanan kurallara göre doğru klasörlere yerleştirin. Dosya adlandırma standartlarıyla arşivinizi düzenli tutun.
  4. İş akışı ve onay yönetimiBelge yükleme, taşıma ve silme işlemlerini seri veya paralel onay süreçlerine bağlayın. Yetkili onayı tamamlanmadan ilgili işlemlerin gerçekleşmesini önleyin.
  5. Güvenli dosya paylaşımıBelgelerinizi kurum dışındaki kişilerle parola, erişim süresi ve yetkilendirme kontrolleriyle güvenli biçimde paylaşın.
  6. Versiyonlama ve işlem geçmişiBelgelerin önceki sürümlerini görüntüleyin; doküman değişikliklerini ve kullanıcı işlemlerini takip ederek izlenebilirliği artırın.
  7. Doküman notları ve ekip içi iş birliğiBelgelerinize yorum ve not ekleyin, ilgili kişi veya grupları etiketleyerek ekip içi bilgi paylaşımını kolaylaştırın.
  8. Otomatik doküman hatırlatıcılarıSözleşme bitişleri, belge yenilemeleri ve önemli tarihler için otomatik hatırlatıcılar oluşturun.
  9. Microsoft 365 ile online düzenlemeWord, Excel ve PowerPoint belgelerini arşivden çıkarmadan çevrim içi düzenleyin; değişiklikleri versiyonlayın.
  10. Çoklu dosya formatı görüntülemePDF, Office dosyaları, görseller ve desteklenen diğer formatları tek bir platformda görüntüleyin.
  11. Eksik evrak ve geçerlilik takibiZorunlu belge listelerindeki eksikleri belirleyin; süreli belgelerin geçerlilik tarihlerini otomatik bildirimlerle takip edin.
  12. Kurumsal sistem entegrasyonlarıAPI tabanlı entegrasyonlarla Plena Arşiv’i mevcut kurumsal uygulamalarınıza bağlayın.
Kurumsal doküman güvenliği

Belgeleriniz, kontrolünüz altında.

Plena Arşiv; gelişmiş erişim kontrolü, kimlik doğrulama, veri şifreleme, dosya güvenliği ve denetim mekanizmalarıyla kurumsal dokümanlarınızı korumaya yardımcı olur.

  • Cloud
  • Private Cloud
  • On-Premise
Erişim ve yetkilendirme

Kullanıcıların ve grupların erişim yetkilerini merkezi olarak yönetin. Hassas belgelere yalnızca yetkili kişilerin ulaşmasını sağlayın.

  • İki faktörlü kimlik doğrulama (2FA)
  • LDAP ve kurumsal kullanıcı yönetimi
  • Doküman ve klasör bazlı yetkilendirme
  • Rol bazlı erişim kontrolü
Veri ve dosya güvenliği

Belgelerinizi aktarım ve saklama süreçlerinde koruyun. Zararlı dosya kontrolleri ve kurtarma mekanizmalarıyla kurumsal bilgi güvenliğini güçlendirin.

  • Veri şifreleme ve güvenli aktarım
  • Otomatik virüs tarama
  • Dosya ve klasör kurtarma
  • Doküman versiyon geçmişi
Denetim ve veri yönetimi

Doküman işlemlerini izlenebilir hale getirin. Kurumunuzun güvenlik ve veri yönetimi politikalarına uygun bir altyapı oluşturun.

  • İşlem logları ve denetim izi
  • Kullanıcı işlem geçmişi
  • KVKK gereksinimlerini destekleyen veri yönetimi
  • Esnek veri barındırma ve kurulum seçenekleri
Mobil uygulamaPlena Arşiv iOS ve Android'de. Belge yükleyin, görüntüleyin ve yetkiniz dahilindeki onayları yönetin; mobil bildirimlerle süreçleri takip edin.
App StoreGoogle Play
SSS

Sıkça sorulan sorular

Plena Arşiv nedir?

Kurumsal belgelerin dijital ortamda saklanmasını, sınıflandırılmasını, aranmasını ve yönetilmesini sağlayan yapay zekâ destekli doküman yönetim sistemidir.

OCR ve el yazısı tanıma nasıl çalışır?

Taranmış belgelerdeki basılı ve el yazısı içerikler analiz edilerek aranabilir hâle getirilir. Tanıma başarısı belgenin görüntü kalitesine ve yazının okunabilirliğine bağlıdır.

Semantik arama ile tam metin arama arasındaki fark nedir?

Tam metin arama belgedeki kelimeleri bulur; semantik arama sorgunuzun anlamını ve belge bağlamını değerlendirerek ilgili içerikleri getirir.

Dokümanlara soru sorabilir miyim?

Evet. Desteklenen belgelerde doğal dilde soru sorabilir, yanıtların dayandığı dosya, sayfa ve madde referanslarını inceleyebilirsiniz.

Kendi belge türlerimizi sisteme tanıtabilir miyiz?

Evet. Kuruma özel doküman türleri birkaç örnek belge üzerinden tanımlanır ve ilgili alanların otomatik çıkarılması desteklenir.

Plena Arşiv yalnızca İnsan Kaynakları için mi geliştirildi?

Hayır. İnsan Kaynakları, hukuk, finans, satın alma, operasyon ve diğer departmanların kurumsal doküman yönetimi ihtiyaçlarında kullanılabilir.

Plena Arşiv kurum içi sunucularımıza kurulabilir mi?

Evet. Altyapı ve güvenlik ihtiyaçlarınıza göre bulut, özel bulut ve on-premise kurulum seçenekleri değerlendirilebilir.

Belgelerimizi kurum dışındaki kişilerle paylaşabilir miyiz?

Evet. Parola ve erişim süresi gibi kontrollerle yetkili belge paylaşımı yapılabilir.

Dokümanlarda yapılan değişiklikler takip edilebilir mi?

Evet. Versiyonlama ve işlem geçmişi özellikleriyle belge sürümleri ve kullanıcı işlemleri izlenebilir.

İşe giriş belgeleri nasıl toplanır?

Adaylara SMS ile güvenli belge yükleme bağlantısı gönderilir. Yüklenen belgeler tanınır, kontrol edilir ve ilgili dijital özlük klasörüne aktarılır.

Dijital özlük dosyası nedir?

Çalışanın işe giriş belgeleri, iş sözleşmesi, izin ve disiplin kayıtları gibi özlük evrakının kâğıt yerine elektronik ortamda, yetkilendirilmiş erişimle saklandığı dosyadır. Plena Arşiv'de her çalışan için belgeler otomatik olarak tanınır ve ilgili dijital özlük klasörüne yerleşir.

Dijital özlük dosyası KVKK'ya uygun nasıl tutulur?

Belgelere yalnızca yetkili kişilerin erişmesi, kimin hangi belgeye ne zaman eriştiğinin kayıt altına alınması, verinin şifreli saklanması ve kurumun tercihine göre bulut, özel bulut ya da on-premise kurulum seçeneği temel gerekliliklerdir. Plena Arşiv merkezi erişim yetkilendirmesi, işlem geçmişi ve veri şifreleme sunar; hukuki değerlendirmeyi KVKK danışmanınızla yapmanızı öneririz.

Kâğıt özlük dosyaları dijitale nasıl aktarılır?

Mevcut dosyalar taranır, OCR ve el yazısı tanıma ile aranabilir hâle getirilir, belge türü otomatik sınıflandırılır ve ilgili çalışanın klasörüne aktarılır. Yeni işe girişlerde belgeler adaylardan SMS bağlantısıyla doğrudan dijital olarak toplanır.

Çekirdek İK

Birlikte kullanılan ürünler

Personel, performans ve bordro süreçlerini tek yerden yönetin.İnceleyin Yapay zekâ ve OCR ile masraflarınızı hızlı, güvenli ve her yerden yönetin.İnceleyin